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究竟什么时候需要我们讲究礼仪呢？大体上在以下三种情况下要讲究礼仪。
第一，初次交往。第一次打交道时，你要给人留下好的印象。你初次跟别人打交道，他不知道你姓甚名谁。比如，我现在跟各位在一块交往，我们假定要在这儿交往十天、八天，您知道我是一位礼仪专家，是一位大学教授，有的时候我随便点，这叫不见外。又如，你是我家孩子，或者是我晚辈，我给你夹一筷子菜，那我是看得起你，这个你挺高兴的。但我们彼此如果是不认识呢？不认识的话，上来给你夹菜，是不是有点不合适？所以初次交往要讲礼仪。
第二，因公交往。两国交兵各为其主。公事公办，有助于拉开距离。跟外单位、外行业的人打交道，即便是熟人也要讲礼仪，那样做有助于更好地进行公务交往。在因公交往之中，不能不讲究礼仪。
第三，涉外交往。“十里不同风，百里不同俗。”和外国客人打交道，有的时候你要不讲国际礼仪那就麻烦了。比如，北京的市花是月季和菊这两种花。逢年过节，尤其国庆前后都要用菊花妆点国庆的北京。京城那时到处是菊花。但是有国际交往经验的人都知道，不少外国客人是比较忌讳菊花的，尤其是西方客人。在西方文化中，菊花往往是死人专用的。他们把它叫做妖花，叫葬礼之花。如果来了外国客人，你给他送了一盆菊花，那就等于是为他送葬。在西方，菊花往往在墓地摆放。你给他送一盆菊花，或放他家里去了，那怎么行？！所以，在涉外交往中，我们一定要讲国际礼仪。国际礼仪，其实就是人们在国际社会中所必须恪守的有关交际往来的“交通规则”。
那么，我们为什么要学习礼仪、运用礼仪？
学习礼仪、运用礼仪，简而言之，通常具有以下三大作用：
第一个作用，内强素质。作为现代人，你跟别人打交道也好，你要做好本职工作也好，恰到好处地展示自己的素质都是非常重要的。教养体现于细节，细节展示素质。言谈、话语、举止行为，其实都是个人的素养问题。荀子曾说：“礼者，养也”，就是此意。比如，有个别些国人，在国际交往中和正式场合往往不修边幅，那么有的时候就影响形象。有的同志在你对面一坐，习惯性地顺手把裤腿往上一拉，露出一条飞毛腿，这个顶多说明他发育正常。还有同志按着鼻孔，一下就把鼻涕之类发射出去了。我还见过最高境界，他不发射，自己消化，他一下就把那个东西咽下去了。这样的人并不多，但是说实话，如果你要遇到其中的一位，您说他的个人素质如何？
在国际交往中，我们经常遇到上述那样的同志。有时候，他往往会影响国家形象，影响民族形象，也影响我们的地方形象。因为任何一个中国人，都是某个省、某个市、某个区、某个县、某个单位的。你到外国去了，你在公众场合擤了一下鼻子，别人可能就说那是中国人擤鼻涕，说那是北京人擤鼻子，甚至说那是某单位、某部门的人擤鼻子！总之，我们的个人形象其实代表着组织形象，我们的个人形象代表着国家形象、产品形象和服务形象。
第二个作用，外塑形象。在国际交往中也好，在国内交往中也好，员工的个人形象，就是代表组织形象，就是代表产品和服务形象。有鉴于此，我们一定要时刻维护好自身形象。
那天，我问一位男同志：“你为何不照照镜子？”
他问：“我照镜子干什么？”
我说：“请你用它去照一照鼻孔，检查一下自己的鼻毛吧。它已超出你的鼻孔之外。走近之后，我们都会发现你的鼻毛正在鼻孔之外随风飘摇。”
它实际上是一个个人形象问题。在国内交往中与国际交往中，个人形象都是比较重要的。
第三个作用，增进交往。现代人都有这样的欲望：要多交朋友，广结善缘。一个人不管你愿意不愿意，你必然要跟别人打交道。古希腊哲人亚里士多德曾说：“一个人若不和别人打交道，他不是一个神，就是一只兽。”革命导师马克思则强调过：“人是各种社会关系的总和。”一个人不论做任何事情，做农民也好，做工人也好，做企业家也好，做官员也好，做学者也好，做学生也好，你肯定都要和别人交往。既然要跟别人交往，你就要掌握交往的艺术，所以学习礼仪有助于我们的人际交往。说话时你得会说，什么话能说，什么话不能说，它有游戏规则。对此，我们要了解，更要遵守。
总而言之，上面所提到的学习礼仪、运用礼仪的三大作用就是：内强素质，外塑形象，增进交往。我可以把它概括为一句话：问题最小化。它的具体含义是：学习并运用礼仪，能使你少出问题，或不出问题。说白了，就是可以令我们少丢人，少得罪人。从这个意义上说，就是问题最小化。它实际上也是效益最大化。打个比方，我们搞外事工作，能为国民生产总值直接做什么贡献吗？能够多炼钢，多种粮吗？不可能的。但是，外事工作做好了，不出问题，就会有助于中国国际形象的改善，有助于中国国际地位的提升。从这个意义上讲，我们的外事工作不出问题就是对国家、对民族最大的贡献。因此，有助于人际交往的问题最小化，是学习礼仪的基本作用。
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