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把什么样的任务列入清单
你准备把所有要做的事情，包括那些日常工作，都写到清单上吗？还是你只打算把那些特别重要的事情写到清单上？你是要在清单上写出你今天所有可能会做的事情吗？还是只写出那些自己准备去做的事情？在这些问题上，不同的人有着不同的答案。我建议你不要把那些日常工作都写到清单上，你可以只列出非常重要，而且需要得到特殊提醒的工作。
别忘了把长期目标中的A级活动列到“事务清单”上。虽然把像“开始学习法语”、“结交新朋友”等任务跟“带回家一加仑牛奶”或“买一张生日卡”之类的任务写在一起有些奇怪，但你还是希望能够在同一天做完这些事情。如果你使用“事务清单”来指导自己的工作，你可以在上面写出自己的长期计划，这样在你就可以为自己安排出适当的时间来完成这些计划了。
列出清单之后，在实际做任何事情之前，你可以先看看清单上的内容，想想自己可以把哪些工作委托给别人——不一定是你的下属或者是保姆，你还可以把工作交给你的同事或者甚至是上司，他们能够更快更好地完成这些工作，或者可以为你提供一些很好的建议。
根据自己的实际情况，如果你可以在一天结束的时候完成清单上所有工作的话，你不妨尝试一下。但或许你有时也能够提前预料到自己不可能完成所有工作。当你有太多事情需要做的时候，建议你可以仔细考虑一下到底该选择做些什么，而不要一味迎合别人的要求。
需要再次强调的是：一定要确定优先次序。有些人会选择尽量完成清单上的内容。结果虽然他们完成了清单上的大部分工作，可他们的工作效率并不高，因为这些任务往往并不重要。还有一些人则喜欢从清单上部开始，一直往下做，这些人也可能并没有意识到哪些任务是特别重要的。要想避免这个问题，最好的方式就是拿出你的清单，根据重要性大小在每件任务之后标上ABC次序，尽量把工作委托给别人完成，并随即对清单进行相应的修改。
我的一位朋友喜欢用黑色来标记那些正常的任务，用红色来标志那些比较重要的任务。对于那些不喜欢设定优先次序的人，我向你们推荐一种方法：把A级任务和B级任务写到一张纸上，把C级任务写到另外一张纸上。你可以把AB级任务放到C级任务之上，这样每当你拿起AB级任务清单去挑选一件C级任务的时候，你都会意识到自己是在浪费时间。
你可以用不同的方式来描述“事务清单”上的任务。一种是功能性的：见某个人、给某人打电话、跟进某项工作、考虑某件事情、决定某件事、或者是记录某件事情。或者你也可以根据工作内容的相似性来对活动进行归类（比如说有关水污染的活动），或者你可以根据地点来进行归类（拜访几位相互临近的客户），或者以人为中心来进行归类（你有几件工作需要请示上司）。
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