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我用了几个月时间寻找高效工作的秘密。刚开始接触这个问题的时候，我曾经向一些成功人士请教他们的成功秘诀。我还记得我曾经跟加州标准石油公司的一位副总裁讨论过这个问题，他说道，“我的秘密……我只是列一张‘事务清单’罢了。”
就在那次谈话之后的第二天，我到一座大城市举办一场关于时间管理的研讨会。那天中午，我有幸跟当地的一位成功人士共进午餐。有人说他实际上拥有了这座城市——他是这座城市电力及煤气公司的主席，拥有五家制造公司，手上还有十几家大小企业。无论用什么标准来衡量，他都是一名成功人士。当我问他是如何应付这么多工作的时候，他回答道，“哦，这个简单——我有一张‘事务清单’。”他告诉我他实际上把这当成一项游戏。
每天早晨起床之后，他的第一件事情就是列出自己希望当天完成的任务。每天晚上的时候，他就会检查清单，看看自己已经完成了多少工作，还有哪些工作没有完成，并同时给自己打出分数。他的目标是能够得一百分，也就是要完成所有的工作。
多年以来，他对这项游戏的兴趣始终未减，每天只要一有时间，他就会尽快完成一两项清单上的任务——比如说给某人打个电话，构思会议重点，跟妻子共同讨论某个问题等等。他总是立即动手完成那些最重要的活动。眼看一天即将结束的时候，他就会努力尽快完成清单上的任务，以便能够使自己得到一个好的分数。
就这样，我先后跟许多位成功企业家以及政府管理者交流，总是能够听到他们提到“事务清单”。于是在一次研讨会上，我就问大家有多少人每天会为自己列出一张“事务清单”。几乎所有人都举起了手。然后我又问有多少人会自觉地每天都为自己列出一张这样的清单，把所有的事务排好次序，并在每完成一件的时候用笔勾掉。说完这个问题之后，我发现大部分人都把手放了下来。事实上，虽然大多数人在特别忙碌的时候都会为自己列出一张任务清单，可很少有人会坚持每天都这样做。
只有坚持每天列清单才会有用
那些处于顶级或底端的人都知道列出“事务清单”的重要性，但二者之间的区别就在于：前者能够坚持每天都这样做，而后者却并非如此。要想在有限的时间里完成尽可能多的工作，其中一个秘诀就是每天都为自己的任务列出清单，把它放在身边，并让它来指导你每一天的具体工作。
由于“事务清单”非常重要，我们不妨仔细研究一下。清单上的基本内容非常简单：在纸的顶端写上“今日事务”，然后在下面列出你当天想要完成的工作；每当完成一件事情的时候，勾掉清单上相应的内容，并随时补充上新的任务。
要想很好地利用“事务清单”，你最好能够把所有需要完成的任务列到一张清单上，而不是随便地写到小纸条上。你可以把清单放进自己的备忘录里。我认识的一位企业人士喜欢把“事务清单”放到办公桌上的一个小垫板上。我还认识一位女士，她每次买衣服的时候总是会选那些带有口袋的衣服，这样她就可以把“事务清单”随时带在身边了。
还有一位家庭主妇，她总是丢掉自己的清单。有的时候，她用来寻找昨天清单的时间甚至比写当日清单的时间还要长。为了帮助她更好地控制自己的时间，我建议她把所有的清单都夹在一个笔记本里。这样她不仅不会丢掉当天的任务清单，而且还可以随时整理所有未完成的A级活动了。
有些人不喜欢把任务写下来，他们总是把要完成的任务装在脑袋里。在我看来，这种做法的效果通常并不理想。既然能够写下来，为什么还要把它们挤到自己的脑子里呢？与其如此，倒不如把大脑闲下来做一些更有创造性的工作。
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